Bir toplantıda herkesin fikrini gerçekten duyabiliyor muyuz?
Kalabalık ekiplerde yapılan toplantılarda çoğu zaman birkaç kişi konuşur, bazı katılımcılar düşüncelerini paylaşma fırsatı bulamaz ve toplantı sonunda birçok değerli fikir masaya hiç gelmeden kaybolabilir.
Oysa bazen daha iyi fikirler üretmek için daha uzun toplantılara değil, daha doğru bir iletişim yöntemine ihtiyaç vardır.
Bu noktada Buzz Grup Tekniği oldukça basit ama etkili bir yaklaşım sunar.
Buzz Grup Tekniği Nedir?
Buzz grup tekniği, büyük bir grubun daha küçük gruplara ayrılarak belirli bir konu, problem veya soru üzerinde kısa süreli tartışmalar yapmasına dayanan bir yöntemdir.
Amaç uzun toplantılar yapmak değil; kısa sürede mümkün olduğunca fazla kişinin sürece katılmasını ve farklı fikirlerin ortaya çıkmasını sağlamaktır.
Küçük gruplar kendilerine verilen konu üzerinde birkaç dakika tartışır, önemli fikirleri belirler ve daha sonra bu fikirler ana grupla paylaşılır.
Böylece tek bir toplantı içerisinde farklı bakış açıları aynı anda üretilebilir.
Neden Küçük Gruplar?
Bir toplantıda 15 kişinin aynı anda fikir üretmeye çalıştığını düşünelim.
Bazı kişiler konuşmayı yönlendirirken bazıları yalnızca dinleyici konumunda kalabilir. Tartışma uzadıkça konu dağılabilir ve toplantının asıl amacı ikinci planda kalabilir.
Aynı 15 kişiyi üç küçük gruba ayırdığımızda ise farklı bir çalışma ortamı ortaya çıkar.
Her grup aynı problemi farklı açıdan değerlendirebilir. Daha fazla kişi konuşma fırsatı bulabilir ve fikirler daha kısa sürede ortaya çıkabilir.
Buzz yaklaşımının gücü de burada ortaya çıkar:
Küçük gruplarda üretilen fikirler, ortak bir bilgi havuzuna dönüşür.
Buzz Grupları Sadece Eğitim İçin mi?
Buzz grup tekniği eğitim ortamlarında kullanılan bir yöntem olarak bilinse de altında yatan yaklaşım iş dünyası ve proje ekipleri açısından da değerlidir.
Örneğin bir proje toplantısında şu sorular ele alınabilir:
“Projedeki gecikmenin temel nedeni nedir?”
“Bu süreci nasıl daha verimli hale getirebiliriz?”
“Önümüzdeki ay karşılaşabileceğimiz en önemli riskler nelerdir?”
“Müşteri deneyimini geliştirmek için neleri değiştirebiliriz?”
Ekipler küçük gruplara ayrılarak bu sorulardan biri üzerinde çalışabilir.
Bir grup zaman planlamasını, başka bir grup kaynak kullanımını, diğer grup ise müşteri veya operasyon tarafını değerlendirebilir.
Toplantının sonunda ortaya çıkan fikirler bir araya getirildiğinde probleme tek bir açıdan değil, farklı perspektiflerden bakmak mümkün hale gelir.
Bilgi Yönetimi Açısından Buzz Yaklaşımı
Günümüz işletmelerinde önemli kaynaklardan biri bilgidir.
Ancak çalışanların sahip olduğu bilgi ve deneyim paylaşılmadığında kurum açısından görünür hale gelmez.
Buzz grupları ekip üyelerinin sahip olduğu deneyimlerin, gözlemlerin ve fikirlerin ortaya çıkmasını destekleyen yöntemlerden biri olarak düşünülebilir.
Burada süreç şu şekilde ilerler:
- Bireysel Bilgi
- Grup İçi Paylaşım
- Ortak Fikir
- Karar
- Aksiyon
Asıl değer ise son aşamada ortaya çıkar.
Çünkü bir fikir ne kadar iyi olursa olsun, uygulanmadığı sürece yalnızca fikir olarak kalır.
Fikirden Aksiyona Geçmek
Birçok toplantının temel problemi aslında fikir eksikliği değildir.
Toplantılarda iyi öneriler ortaya çıkar, problemler tespit edilir ve yapılması gerekenler konuşulur.
Fakat toplantı bittikten sonra şu sorular ortaya çıkabilir:
Bu işi kim yapacak?
Ne zaman başlayacak?
Ne zaman tamamlanacak?
Başka hangi görevlere bağlı?
Gecikirse proje nasıl etkilenecek?
İşte bu noktada fikir üretme süreci ile proje yönetimi birbirine bağlanır.
Buzz grupları fikirlerin ortaya çıkmasını sağlayabilir; proje yönetim sistemleri ise bu fikirlerin planlanabilir, atanabilir ve takip edilebilir aksiyonlara dönüşmesini sağlar.
Buzz Toplantısından Gantt Planına
Örneğin bir proje ekibi Buzz yöntemiyle yaptığı kısa bir toplantı sonucunda beş farklı iyileştirme kararı aldı.
Toplantının burada bitmesi yerine bu kararların her biri bir göreve dönüştürülebilir.
Görevlerin sorumluları belirlenebilir.
Başlangıç ve bitiş tarihleri oluşturulabilir.
Görevler arasındaki bağımlılıklar tanımlanabilir.
İlerleme takip edilebilir.
Gecikmeler görünür hale getirilebilir.
Böylece toplantıda ortaya çıkan bilgi, doğrudan proje sürecinin bir parçasına dönüşür.
Teknoloji, İş Birliği ve Görünürlük
Modern proje yönetiminde teknoloji yalnızca görevleri kaydetmek için kullanılmaz.
Asıl amaç ekiplerin ürettiği bilgiyi görünür, ölçülebilir ve yönetilebilir hale getirmektir.
Çünkü iyi bir proje yönetimi yalnızca plan hazırlamak değildir.
Ekibin ne düşündüğünü anlamak, problemleri erken fark etmek, alınan kararları aksiyona dönüştürmek ve sürecin gerçekten ilerleyip ilerlemediğini görebilmektir.
Buzz grup yaklaşımı bize önemli bir şeyi hatırlatır:
İyi fikirler ekiplerden çıkar. Başarılı projeler ise bu fikirlerin doğru şekilde yönetilmesiyle ortaya çıkar.
Vgantt yaklaşımında da proje yönetimini yalnızca bir zaman çizelgesi olarak değil; ekip, görev, bilgi ve sürecin birlikte görünür hale geldiği bir yönetim yapısı olarak ele alıyoruz.
Çünkü bir fikrin ortaya çıkması başlangıçtır.
Onu göreve dönüştürmek planlamadır.
İlerlemesini takip etmek ise yönetimdir.
Vgantt — Planı görmek yetmez. Süreci de görün.